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Für Studierende wird ein Arbeitszeugnis dann zum Thema, wenn sie ein Praktikum absolviert haben. Es wird angeraten, sich darüber hinaus für jede längere Beschäftigung ein Arbeitszeugnis ausstellen zu lassen. Im Falle einer Bewerbung lässt sich damit schon vorhandene Berufserfahrung belegen. Ein Arbeitszeugnis zu viel schadet nicht, kann aber im Endeffekt bei dem potenziellen Arbeitgeber den Ausschlag geben.
Wer in seinem Lebenslauf eine längere Beschäftigung angibt, sollte auch ein Arbeitszeugnis vorlegen können. Ansonsten sind die Angaben im Lebenslauf zweifelhaft oder es entsteht der Verdacht, dass die im Arbeitszeugnis attestierten Leistungen derart negativ sind, dass sich eine Vorlage des Papiers von selbst erübrigt.
Laut Gewerbeordnung (Paragraph 109) hat der Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dabei wird als Mindeststandard ein einfaches Zeugnis verlangt, in dem wenigstens Angaben über Art und Dauer der ausgeübten Tätigkeit enthalten sind. Äußert der Arbeitnehmer den entsprechenden Wunsch, so ist ihm ein qualifiziertes Zeugnis auszustellen, in dem auch Angaben zu Leistung und Verhalten am Arbeitsplatz dokumentiert sind. Der Paragraph legt fest, dass die Angaben im Arbeitszeugnis "klar und verständlich formuliert" sein sollen und keine Formulierungen enthalten, die eine andere als die aus dem Wortlaut oder der äußeren Form ersichtliche Aussage bezwecken.
Damit ist das Problem des Codes der Personalabteilungen schon angesprochen. Angesichts einer Vielzahl von Auseinandersetzungen vor Arbeitsgerichten hat sich trotz der gesetzlichen Vorgaben ein "Verschlüsselungssystem" herausgebildet, mit dem sich die Personalabteilungen auch jene unangenehmen, aber aus Sicht der Arbeitgeber notwendigen Wahrheiten mitteilen können, die vor einem Gericht nicht bestehen würden.
Ein bekanntes Beispiel lautet: "Der Mitarbeiter war stets bemüht, seine Aufgaben zu erledigen." Aufgeschlüsselt bedeutet dies: Er war bemüht, hat es aber nicht geschafft. Besondere Hervorhebungen können, obwohl positiv scheinend, eine negative Konnotation enthalten: "Der stets pünktliche Mitarbeiter" kann signalisieren, dass außer der Pünktlichkeit keine hervorragenden Eigenschaften zu notieren sind, es kann aber auch bedeuten, dass der Mitarbeiter in der Sekunde nach offiziellem Arbeitsende das Haus schon verlassen hatte. Hinweise auf "Geselligkeit" oder "Kontaktfreude" scheinen positiv, deuten aber übermäßigen Alkoholgenuss, Geschwätzigkeit mit Tendenz zur Weitergabe von Bürotratsch und sexuelle Verhältnisse zu Kollegen oder Kolleginnen an.
Die an sich agrammatikalische Formulierung "zu unserer vollsten Zufriedenheit" bürgerte sich ein, um ein tatsächliches Lob für den scheidenden Arbeitnehmer auszudrücken.
Ein Arbeitszeugnis sollte also sorgfältig auf das geprüft werden, was es sagt, ebenso wie auf die Auslassungen. Wichtig ist auch die "Schlussfloskel", in der klargestellt wird, dass der Arbeitnehmer auf eigenen Wunsch geht. Eine Formulierung wie " haben uns in gegenseitigem Einvernehmen getrennt", deutet dagegen an, dass der Arbeitnehmer einer drohenden Kündigung seitens des Arbeitgebers entgehen wollte.
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